25 Faktor Penyebab Keterlambatan Proyek

Proyek sering mengalami keterlambatan. Bahkan bisa dikatakan hampir 80% proyek mengalami keterlambatan. Jeleknya, keterlambatan proyek sering berulang pada aspek yang dipengaruhi maupun faktor yang mempengaruhi. Seringnya terjadi keterlambatan proyek dan berulangnya kejadian ini, menarik perhatian untuk ditulis. Tulisan ini adalah bagian pertama dari beberapa tulisan yang akan mengulas mengenai keterlambatan proyek.

Waktu (Time) adalah salah satu constraint dalam Project Management di samping biaya (Cost), dan kualitas (Quality). Keterlambatan proyek akan berdampak pada aspek lain dalam proyek. Sebagai contoh, meningkatnya biaya untuk effort mempercepat pekerjaan dan bertambahnya biaya overhead proyek. Dampak lain yang juga sering terjadi adalah penurunan kualitas karena pekerjaan “terpaksa” dilakukan lebih cepat dari yang seharusnya sehingga memungkinkan beberapa hal teknis “dilanggar” demi mengurangi keterlambatan proyek.

Keterlambatan proyek akan menyebabkan kerugian bagi pihak Pemilik Proyek yang tidak sedikit. Kehilangan opportunity karena proyek belum bisa menghasilkan profit sudah sering terjadi. Kejadian ini umunya menjadi sumber konflik baru bagi Penyedia Jasa dan Pemilik Proyek. Itu bagi Pemilik Swasta. Bagi proyek pemerintah, misalnya pada proyek rumah sakit, maka kerugian akan mengarah pada kerugian non-materiil seperti tertundanya penggunaan ruang operasi yang sifatnya urgent sehingga pasien harus dirujuk ke rumah sakit lain jika tidak operasinya ditunda.

Tulisan ini menjadi fokus karena aspek yang terpengaruh dan yang mempengaruhi keterlambatan proyek ternyata sering berulang. Artinya, pelaku proyek sering menganggap remeh kejadian keterlambatan proyek dan tidak menjadikan kejadian itu sebagai lesson learn dalam pelaksanaan proyek berikutnya.

Keterlambatan proyek dapat dilihat dalam dua hal seperti yang telah disebutkan di atas yaitu aspek yang terpengaruh dan faktor yang mempengaruhi atau yang menjadi penyebab. Adapun faktor yang terpengaruh yang menyebabkan proyek terlambat adalah:

§  Keterlambatan terkait material

§  Keterlambatan terkait tenaga kerja

§  Keterlambatan terkait peralatan

§  Perencanaan yang tidak sesuai

§  Lemahnya kontrol waktu proyek

§  Keterlambatan Subkontraktor

§  Koordinasi yang lemah

§  Pengawasan yang tidak memadai

§  Metode pelaksanaan yang tidak sesuai

§  Kurangnya personil secara teknikal

§  Komunikasi yang lemah

Aspek yang terpengaruh di atas, rasanya cukup mudah untuk dipahami dan memang sering dirasakan oleh pelaku proyek. Sebagai contoh, pada pelaksanaan proyek di Kalimantan apalagi lokasi proyek berada jauh dari pusat kota, sering terjadi keterlambatan material, tenaga kerja, peralatan, dan subkontraktor. Pada proyek dengan kerumitan atau kompleksitas tinggi, aspek yang sering terjadi adalah perencanaan yang tidak sesuai, kurangnya personil secara teknis, dan koordinasi yang lemah. Sedangkan aspek lemahnya kontrol waktu, pengawasan yang tidak memadai, dan komunikasi yang lemah umumnya terjadi pada proyek yang menghadapi masalah-masalah internal tim proyek itu sendiri. Penjelasan di atas adalah pendekatan pengalaman. Tentu harus dikaji lebih teliti.

Suatu penelitian yang dilakukan M.Z. Abd. Majid dan Ronald Mc.Caffer membuat korelasi antara faktor yang mempengaruhi aspek-aspek dalam hal schedule pelaksanaan proyek. Sebagai contoh adalah keterlambatan terkait material dipengaruhi oleh faktor-faktor pengiriman terlambat / mobilisasi yang lamban, supplier / subkontraktor yang tidak handal, material rusak, perencanaan yang kurang, kualitas yang jelek, kurangnya monitor dan kendali, dan komunikasi yang tidak efisien. Mengenai korelasi ini akan dibahas lebih lanjut dalam tulisan berikutnya.

Lebih lanjut pada penelitian tersebut, dilakukan analisis mengenai faktor yang berkontribusi pada keterlambatan proyek yang dikaji dari penelitian sebelumnya. Hasilnya diperoleh suatu peringkat 25 faktor yang paling berkontribusi atau paling mempengaruhi keterlambatan proyek. Lihat tabel berikut ini:

Factor	Aggregate rating based on previous studies	Ranking
Late delivery or slow mobilization	8	1
Damaged materials	22	2
Poor planning	27	3
Equipment breakdown	31	4
Improper equipment	34	5
Unreliable supplier / subcontractor	34	6
Inadequate fund allocation	35	7
Poor quality	36	8
Absenteeism	44	9
Lack of facilities	44	10
Inappropriate pratices/procedures	46	11
Lack of experience	47	12
Attitude	47	13
Poor monitoring and control	48	14
Strike	48	15
Shortages of personnel	53	16
Delay payment to supplier/subcontractor	53	17
Inefficient communication	57	18
Wrong method statement	59	19
Unavailability of proper resources	59	20
Deficient contract	61	21
Interference with other trades	62	22
Too many responsibility	63	23
Subcontractor bankcuptcy	64	24
Low morale / motivation	66	25

Tabel di atas diperoleh dari review penelitian yang melibatkan 900 organisasi proyek baik di negara maju maupun negara berkembang. Agak menarik bahwa tidak ada perbedaan faktor yang signifikan yang menyebabkan keterlambatan proyek pada negara maju maupun negara berkembang. Artinya faktor-faktor di atas dapat dijadikan acuan dalam menelusuri faktor keterlambatan proyek.

Lalu apa yang bisa kita manfaatkan dari tabel di atas? Jika proyek Anda terlambat, Tabel di atas akan bermanfaat sebagai suatu daftar checklist untuk mengidentifikasi faktor yang menjadi penyebab keterlambatan proyek. Tentu dengan memperhatikan ranking yang telah ada. Menemukan penyebab adalah langkah awal penting yang harus dilakukan dalam rangka memetakan masalah-masalah yang mennyebabkan keterlambatan proyek. Solusi atau strategi yang tepat untuk mengatasi keterlambatan akan lebih mudah didapatkan jika proyek telah memetakan faktor-faktor utama yang menyebabkan proyek mengalami keterlambatan. Semoga bermanfaat.

sumber:

http://manajemenproyekindonesia.com/?p=389