25 Faktor Penyebab Keterlambatan Proyek
Proyek
sering mengalami keterlambatan. Bahkan bisa dikatakan hampir 80% proyek
mengalami keterlambatan. Jeleknya, keterlambatan proyek sering berulang pada
aspek yang dipengaruhi maupun faktor yang mempengaruhi. Seringnya terjadi
keterlambatan proyek dan berulangnya kejadian ini, menarik perhatian untuk
ditulis. Tulisan ini adalah bagian pertama dari beberapa tulisan yang akan
mengulas mengenai keterlambatan proyek.
Waktu (Time) adalah salah satu constraint
dalam Project Management di samping biaya (Cost), dan kualitas (Quality).
Keterlambatan proyek akan berdampak pada aspek lain dalam proyek. Sebagai
contoh, meningkatnya biaya untuk effort mempercepat pekerjaan dan bertambahnya
biaya overhead proyek. Dampak lain yang juga sering terjadi adalah penurunan
kualitas karena pekerjaan “terpaksa” dilakukan lebih cepat dari yang seharusnya
sehingga memungkinkan beberapa hal teknis “dilanggar” demi mengurangi
keterlambatan proyek.
Keterlambatan proyek akan menyebabkan kerugian
bagi pihak Pemilik Proyek yang tidak sedikit. Kehilangan opportunity karena
proyek belum bisa menghasilkan profit sudah sering terjadi. Kejadian ini umunya
menjadi sumber konflik baru bagi Penyedia Jasa dan Pemilik Proyek. Itu bagi
Pemilik Swasta. Bagi proyek pemerintah, misalnya pada proyek rumah sakit, maka
kerugian akan mengarah pada kerugian non-materiil seperti tertundanya
penggunaan ruang operasi yang sifatnya urgent sehingga pasien harus dirujuk ke
rumah sakit lain jika tidak operasinya ditunda.
Tulisan ini menjadi fokus karena aspek yang
terpengaruh dan yang mempengaruhi keterlambatan proyek ternyata sering
berulang. Artinya, pelaku proyek sering menganggap remeh kejadian keterlambatan
proyek dan tidak menjadikan kejadian itu sebagai lesson learn dalam pelaksanaan
proyek berikutnya.
Keterlambatan proyek dapat dilihat dalam dua
hal seperti yang telah disebutkan di atas yaitu aspek yang terpengaruh dan
faktor yang mempengaruhi atau yang menjadi penyebab. Adapun faktor yang
terpengaruh yang menyebabkan proyek terlambat adalah:
§
Keterlambatan terkait material
§
Keterlambatan terkait tenaga kerja
§
Keterlambatan terkait peralatan
§
Perencanaan yang tidak sesuai
§
Lemahnya kontrol waktu proyek
§
Keterlambatan Subkontraktor
§
Koordinasi yang lemah
§
Pengawasan yang tidak memadai
§
Metode pelaksanaan yang tidak sesuai
§
Kurangnya personil secara teknikal
§
Komunikasi yang lemah
Aspek yang terpengaruh di atas, rasanya cukup
mudah untuk dipahami dan memang sering dirasakan oleh pelaku proyek. Sebagai
contoh, pada pelaksanaan proyek di Kalimantan apalagi lokasi proyek berada jauh
dari pusat kota, sering terjadi keterlambatan material, tenaga kerja,
peralatan, dan subkontraktor. Pada proyek dengan kerumitan atau kompleksitas
tinggi, aspek yang sering terjadi adalah perencanaan yang tidak sesuai,
kurangnya personil secara teknis, dan koordinasi yang lemah. Sedangkan aspek
lemahnya kontrol waktu, pengawasan yang tidak memadai, dan komunikasi yang
lemah umumnya terjadi pada proyek yang menghadapi masalah-masalah internal tim
proyek itu sendiri. Penjelasan di atas adalah pendekatan pengalaman. Tentu
harus dikaji lebih teliti.
Suatu penelitian yang dilakukan M.Z. Abd.
Majid dan Ronald Mc.Caffer membuat korelasi antara faktor yang mempengaruhi
aspek-aspek dalam hal schedule pelaksanaan proyek. Sebagai contoh adalah
keterlambatan terkait material dipengaruhi oleh faktor-faktor pengiriman
terlambat / mobilisasi yang lamban, supplier / subkontraktor yang tidak handal,
material rusak, perencanaan yang kurang, kualitas yang jelek, kurangnya monitor
dan kendali, dan komunikasi yang tidak efisien. Mengenai korelasi ini akan
dibahas lebih lanjut dalam tulisan berikutnya.
Lebih lanjut pada penelitian tersebut, dilakukan analisis
mengenai faktor yang berkontribusi pada keterlambatan proyek yang dikaji dari
penelitian sebelumnya. Hasilnya diperoleh suatu peringkat 25 faktor yang paling
berkontribusi atau paling mempengaruhi keterlambatan proyek. Lihat tabel
berikut ini:
Factor
|
Aggregate rating based on previous
studies
|
Ranking
|
Late delivery or slow mobilization
|
8
|
1
|
Damaged materials
|
22
|
2
|
Poor planning
|
27
|
3
|
Equipment breakdown
|
31
|
4
|
Improper equipment
|
34
|
5
|
Unreliable supplier /
subcontractor
|
34
|
6
|
Inadequate fund allocation
|
35
|
7
|
Poor quality
|
36
|
8
|
Absenteeism
|
44
|
9
|
Lack of facilities
|
44
|
10
|
Inappropriate pratices/procedures
|
46
|
11
|
Lack of experience
|
47
|
12
|
Attitude
|
47
|
13
|
Poor monitoring and control
|
48
|
14
|
Strike
|
48
|
15
|
Shortages of personnel
|
53
|
16
|
Delay payment to
supplier/subcontractor
|
53
|
17
|
Inefficient communication
|
57
|
18
|
Wrong method statement
|
59
|
19
|
Unavailability of proper resources
|
59
|
20
|
Deficient contract
|
61
|
21
|
Interference with other trades
|
62
|
22
|
Too many responsibility
|
63
|
23
|
Subcontractor bankcuptcy
|
64
|
24
|
Low morale / motivation
|
66
|
25
|
Tabel di atas diperoleh dari review penelitian yang melibatkan 900 organisasi proyek baik di negara maju maupun negara berkembang. Agak menarik bahwa tidak ada perbedaan faktor yang signifikan yang menyebabkan keterlambatan proyek pada negara maju maupun negara berkembang. Artinya faktor-faktor di atas dapat dijadikan acuan dalam menelusuri faktor keterlambatan proyek.
Lalu apa yang bisa kita manfaatkan dari tabel di atas? Jika
proyek Anda terlambat, Tabel di atas akan bermanfaat sebagai suatu daftar
checklist untuk mengidentifikasi faktor yang menjadi penyebab keterlambatan
proyek. Tentu dengan memperhatikan ranking yang telah ada. Menemukan penyebab
adalah langkah awal penting yang harus dilakukan dalam rangka memetakan
masalah-masalah yang mennyebabkan keterlambatan proyek. Solusi atau strategi
yang tepat untuk mengatasi keterlambatan akan lebih mudah didapatkan jika
proyek telah memetakan faktor-faktor utama yang menyebabkan proyek mengalami
keterlambatan. Semoga bermanfaat.
sumber:
